学校法人
札幌大蔵学園さま

渡邉さま「現在でも、幼稚園や保育園では紙での手続きがまだまだ多く残っています。札幌大蔵学園では、コロナ禍などもあり、理事長が中心となってDX化やペーパーレス化による業務効率化の手段について情報収集を進めていました。私自身が担当する業務では、特に毎年の口座振替受付事務がすごく大変でしたが、お金や個人情報が絡むのでやむを得ないとも思っていました。そんななかで2021年の夏頃、北洋銀行さんに『AIRPOST®』をご紹介いただいたんです。お話を聞きながら、内心では『絶対に導入したい！』と思っていましたね（笑）」

似内さま「札幌大蔵学園さまは、北洋銀行でお取引いただいている学校法人さまの中でも特に口座振替の利用件数が多いため、弊行がサービスの取り扱いを開始した直後にご紹介させていただきました。渡邉さまには『導入したい』と思っていただけましたが、『良いサービスだと思うけど、保護者の皆さまに抵抗なく受け入れてもらえるものなのか』を気にされるご意見をいただくことも。その後、『AIRPOST®』とは直接関係の無い部分で、保護者さまへスマホアプリご利用のアンケートを採られたんですよね？」

渡邉さま「そうですね。保護者さまに『出欠や送迎バスの管理にスマホアプリを使えるようになったら利用しますか？』というアンケートを採ったところ、7割以上の方が『利用したい』というご回答だったんです。それならば『AIRPOST®』も、ということで2022年の春頃に園内の関係者を集め、改めて説明会を開いていただきました。そして、理事長から私を含む2名の経理担当に全て任せると言っていただいたので、その後はスムーズに決定しました」

渡邉さま「私はITに詳しくないので仕様書の専門用語も分からなかったのですが、TOPPANエッジや北洋銀行のご担当者が、すごく丁寧に分かりやすく教えてくれたので、苦労を感じたことはありませんでした。新しいシステムを構築するのではなく、既存のシステムに札幌大蔵学園用の入口を作っていただいたという感覚で、今後、もっと難しいシステムを導入する時のためにも良い経験になったなと（笑）。強いて言えば、2022年の春頃に導入を決定し、入園受付のはじまる11月末にはローンチしたいとお願いしたので、スケジュールの面でむしろTOPPANエッジさんや北洋銀行さまに苦労をかけたかなと思います」

似内さま「最速でお申し込みから3カ月程度で利用開始まで至ったケースもあるので、全く問題ありませんでした（笑）」

渡邉さま「保護者さまへの周知の面でも、TOPPANエッジさんが札幌大蔵学園のロゴを入れた専用のご利用ガイドを作ってくれたので助かりました。保護者さま向けの説明会などを開催したわけではなく、入園受付の資料に『AIRPOST®』ご案内のお手紙とご利用ガイドを同封してお配りしただけですが、保護者さまからの質問はほとんどありませんでしたね」

似内さま「保護者さまはスマホに親しんでいる20～30代の方が中心ということもあり、想定以上に受け入れていただけたのでしょうね。また、お仕事をされている保護者さまも多いので、わざわざ園に行く必要が無く、いつでもどこでもスマホで手続きできるという点もニーズに合っていたのかなと思います」

渡邉さま「導入前は、新入園児の半数くらいに利用していただけたらありがたいなと思っていたのですが、初年度から利用率は80%を超え、なかには90%を超えた園もあり、とても驚きました。これを受けて、導入当初は業務の集中する春先限定の利用を想定していたのですが、現在は通年で利用できるようにしています。
業務の改善という面では、新入園児受付に関する事務作業が1/3以下になり、事前の想定より大きな改善効果につながったと感じています。紙の口座振替依頼書の場合、『各園の事務長がお預かりして本部に集める』『集まった依頼書を私たち経理担当者が銀行窓口へ持って行く』という流れになるため、データ入力は依頼書がある程度たまってから一気に行うことにしていました。入園時期は1カ月ほどの間に約300名分を経理担当2名で処理するのですが、『手書きなので文字の判別が難しい』『記入漏れや誤記入などの不備が多い』などの苦労も多かったです。不備があると、補正のために保護者さまに来園をお願いしなければいけないため、登録まで時間が掛かってしまうことも悩ましい問題でした。『AIRPOST®』なら、入力内容がデータで連携されるので、文字の判別もスムーズですし、銀行で内容確認が済んだデータが送られてくるので、不備も少なく、手間が大きく削減されました」

似内さま「紙の依頼書を使った事務の課題として、現物の管理・保管や、印鑑相違が多いことは認識していましたが、“手書き文字”の読み取りというのも確かに大変ですよね」

渡邉さま「もちろん、その管理面でも課題がありました。口座番号と銀行印の表示がある依頼書はとても重要な個人情報なので、取り扱いには細心の注意が必要です。保護者さまからお預かりした依頼書を銀行に持ち込むまでの移送・管理は、担当する私たち経理や各園の事務長にとってはプレッシャーが掛かる仕事でした。それが『AIRPOST®』によってデジタル化したことで、依頼書を持ち運ぶ機会も大きく減りました。受付データは本部の経理担当が直接受け取る形となり、各園の事務長の負担も減らすことに。保護者さまの視点で考えても、個人情報の取り扱いに関する安心感は高まったと思います。作業量だけでなく、精神的なプレッシャーも減ったので、余裕をもって仕事に取り組めるようになりました。また、紙の取り扱いが無くなったことや、銀行の窓口に行かなくて済むようになったため、繁忙期でもテレワークを行うことができるなど、働き方の面でも良い効果がありました。
初期費用も、専用のシステムを一から構築するよりは大幅に抑えられましたし、利用件数に応じた従量料金も、導入前には『少し高いかも』と思っていましたが、想像以上に大きな改善効果が得られたので、結果的に大変満足しています」

渡邉さま「口座振替で大きな業務改善ができたので、実現したいことは今のところあまりありませんが、将来的に職員が転居をした際などの住所変更にも『AIRPOST®』をご案内できたら良いかなと考えています。あと、札幌大蔵学園のように複数の幼稚園や保育園などを運営する他の学校法人でも、経理担当者の人数は限られており、口座振替関連の業務で苦労をされていると思うので、ぜひおすすめしたいですね」

似内さま「学校法人さまは、1年間の業務の流れがおおむね決まっている傾向があります。それだけに、入学時期の繁忙は残業や他部門からの応援などマンパワーで対応するのが慣例になっていて、課題が顕在化していない法人さまも少なくないでしょう。札幌大蔵学園さまの事例では、ペーパーレス化による恩恵が経理担当者さまだけでなく、現場職員さまにも波及した点が大きかったと思います。このような好事例を他の学校法人さまにもお伝えしながら、『AIRPOST®』による事務効率化を通じて、より良い学校づくりをサポートしていきたいですね。また、少しずつ増加していますが、『AIRPOST®』に対応する“地方圏でシェアの高い金融機関”がもっと増えれば、利用者の利便性はさらに高まりますし、私どももおすすめしやすくなります」

渡邉さま「『AIRPOST®』に期待すること、一つだけありました。すごく細かい点ですが、仕様書に専門用語が多くて難しいので、担当者にとって絶対に確認が必要な要点だけまとまったシートなどがあると、詳しくない人にはありがたいかなと思います。サービスの内容は大満足なので、本当にそのくらいです」