導入事例

CASE STUDY

愛知工業大学
名電中学校さま

INTERVIEW

「日本で1番目の学校になる」と
導入した「AIRPOST」
担当者の熱意と安心のサポートで、全局面がスムーズに完了

学校法人 名古屋電気学園

財務部 経理会計課 課長 奥野佳宏さま
財務部 経理会計課 係長 稲垣正織さま

学校法人名古屋電気学園の名電中学から高校、大学、専門学校と学園内すべての経理業務をご担当。授業料等の口座振替申し込み受け付け業務に「AIRPOST」の導入を検討、ご契約から稼働準備、運用を実施いただいています。

AIRPOSTを採用した理由

  • “ペーパーレス・キャッシュレスの推進” という業務の方針
  • 大規模なシステム構築が不要、かつ利用数に応じた料金体系などのコスト面のメリット
  • 従来の口座振替申し込み方法との “ハイブリッド形式” で運用スタート

初めてなんて燃えますね、やる気がでます。
日本で1番目の学校になれますね

名古屋電気学園 稲垣正織さま

(左から)名古屋電気学園 奥野佳宏さま、
稲垣正織さま、三菱UFJ銀行 小椋寛子さま

学校法人として初めて「AIRPOST」を導入した、愛知県名古屋市の愛知工業大学名電中学校。前例のないシステムの導入は難しいといわれる学校組織で、提案を受けてから稼働するまで、わずか半年で成し遂げた道のりには、名電中学校のご担当者さまと三菱UFJ銀行さまとの深い信頼関係がありました。

「AIRPOST」導入のきっかけを教えてください。

奥野さま「長年活用していた三菱UFJ銀行さまの『自動集金サービス』という、手書きの用紙に引落明細を記載して銀行へ届出するサービスが終了すると伺ったのがきっかけですね。それに代わる方法の検討と合わせて、業務効率化を進めたいと考えていたところ、三菱UFJ銀行さまから口座振替依頼書のペーパーレス化につながる『AIRPOST』をご提案いただいたんです」

三菱UFJ銀行さま「『AIRPOST』は大規模なシステム構築が必要なく、利用数に応じた料金体系などコスト面でのメリットが大きかったのでご提案させていただきました。ただ、まだ学校法人のお客さまでの導入事例がなく、初めてのことでしたし、学校法人は一般企業と比べて新しいシステム導入のハードルが高い部分がありますので、正直不安もありました。でも、お二人が『初めてなんて燃えますね、やる気がでます』『(導入が)日本で1番目の学校になれますね』と笑顔でおっしゃってくださったのが印象的で、心強かったですね」

口座振替依頼書の記入イメージ
AIRPOSTの利用イメージ

奥野さま「口座振替依頼書は紛失するリスクがあり、配布から記入、回収まで、保護者さまとやりとりするなかでタイムロスが生じてしまうという点も以前から指摘されていました。一方、『AIRPOST』はスマホと『+メッセージ』のアプリがあれば申し込みは完結するので、そういった問題が解決できるなと思いましたね」

稲垣さま「他にも、記入ミスや印鑑不鮮明など、口座振替依頼書はどうしても不備が出るものなんです。その訂正を保護者さまにお願いするとなると、さらにタイムロスが発生します。ペーパーレスで印鑑不要の『AIRPOST』なら、紙での手続きと違って不備が大幅に軽減することもメリットですね」

奥野さま「数年前から学内全体で“ペーパーレス・キャッシュレスを進めよう”という方針が打ち立てられていたのも、追い風になったと思います。社会の流れもあり、すぐに導入を前向きに検討し始めました」

AIRPOSTの導入までに苦労されたことはありましたか?

奥野さま「2020年の9月ごろに提案を受け、11月ごろに学内の事務担当向けにひと通り説明をしてもらったのですが、反対意見が出るようなこともなく、『やるならやろう』と前向きに理解してくれました」

稲垣さま「連携する必要のあったシステム部からは何か言われるかなと思ったのですが、それもなかったですね。学内にサーバーを立てるなど大規模なシステム構築が必要なかったためだと思います。導入決定はとてもスムーズでした」

奥野さま「初めての導入なので保護者さまには口座振替申し込みの方法として、『AIRPOST』と口座振替依頼書を使用した書面提出から好きな方を選べる“ハイブリッド形式”にしたのも、反対意見が出なかった理由だと思います。あとは、長年お付き合いのある三菱UFJ銀行さまからの提案なら、と信頼関係も大きかったですね。
唯一、苦労した点といえば、導入準備の際、『AIRPOST』からのデータを受信するデータ伝送の環境設定に少し苦戦しましたが、システム部に調整をお願いしたら、電話1本で解決しました(笑)。あとは……大変なことはなかったです」

保護者さまに配布したマニュアル

稲垣さま「私が印象的だったのは、入学案内書類に同封した利用マニュアル。最初は自分で作ろうとしていたのですが、うまくいかず苦労していたんです。そこでトッパンフォームズさんに相談したところ、説明用資料を本学用にカスタマイズしてくれて、とてもわかりやすいマニュアルができました。この利用マニュアルは宝です(笑)。
コロナ禍の影響もあり、トッパンフォームズさんとの打ち合わせや相談は、リモート会議や電話、メールのみ。私はITに詳しくなかったため、最初は不安もありましたが、いつ連絡しても、わかりやすく丁寧に説明していただいたので、スムーズに進められたと思います」

口座情報をデータ化でき、
今後は奨学金の支払いや返金対応などにも応用
できそうですし、全体的に効率化しています

名古屋電気学園 奥野佳宏さま

「AIRPOST」を実際に活用された反響はいかがですか?

奥野さま「今回は、2021年度の名電中学校の新入生約100名を対象に『AIRPOST』の導入を試みたのですが、『AIRPOST』を利用したのは全体の3割くらい。もう少し多いかなと思っていたのですが(笑)。ただ、トライした人は他にもいたようなんです。本人情報登録のステップで少し手間取り、使い慣れた口座振替依頼書を使った方もいたそうです。このあたりは今後サービス改善をすると聞いているので、登録がもう少し簡単になると、利用者は増えるかなと思います」

稲垣さま「今年は初めてなので、ほぼ全員、本人情報登録が必要でしたが、今後、弟妹が入学された方など、すでに登録が済んでいれば、QRコードを読み込むだけでいいので、手続きがとても簡単になります。そうすれば、『AIRPOST』の割合が増えていくでしょうね」

三菱UFJ銀行 決済ビジネス推進部 小椋寛子さま

三菱UFJ銀行さま「4月の稼働直後は、『今日は○名登録されました』とお伝えするのがドキドキでした(笑)。『AIRPOST』は保護者さまとしても記入や押印、来行が不要になるなど大きなメリットがあると思いますし、銀行側としても、窓口に足を運ぶ方が少なくなれば、窓口の混雑解消や業務効率化にもつながります」

稲垣さま「われわれも業務自体に大きな変化はありませんが、30%が紙からデータになったので、まず保管スペースが削減されました。また、この先、口座振替で何か問題が起きたときには、書類を探す作業や、経理から事務、教職員、学生、保護者さままでやりとりをする作業など、管理の手間が大きく減ると思います。『AIRPOST』からはきれいに整形されたデータがダウンロードできたので、この後の処理が楽になりました」

奥野さま「今回のおかげで口座情報をデータ化でき、今後は奨学金の支払いや返金対応などにも応用できそうですし、全体的に効率化していると思いますね」

今後、「AIRPOST」に期待することを教えてください。

稲垣さま「今年はスモールスタートということで、中学校の新入生約100名から稼働しましたが、いずれは高校の約600名の生徒にも運用し、利用率を100%に近づけていければ、大きな業務改善につながると思います」

愛知工業大学名電中学校

三菱UFJ銀行さま「銀行として自治体さまなどにも『AIRPOST』を積極的にご提案しているのですが、知名度と影響力のある名電中学さまを導入事例として紹介すると、みなさま『名電さんで導入しているんですね』と、安心感につながるようです。そういう意味でも、今回の導入はとてもありがたかったですね」

奥野さま「『AIRPOST』が口座振替だけでなく、住所変更や税金納付などまで広がれば、書類の記入や押印、手続きのための移動などが減り、利用者にとって便利になっていくと思います。そして将来的に、『AIRPOST』が誰もが当然のように使う“社会インフラ”のような存在になってほしいですね。本学に入学した時点で『AIRPOST』を利用していたら、本人情報登録の負荷もなく、完全ペーパーレスをかなえられそうですから」

※本事例は2021年7月時点の情報です。
※写真撮影時にマスクを外していただきました。